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Rapport d’audit sur la gestion d’actifs en immobilisation : Weedon établira un plan d’action

Audit Weedon HSF

Les élus de la municipalité de Weedon ont convenu d’adresser une demande à la direction régionale de l’Estrie pour obtenir un accompagnement à la préparation et la réalisation d’un plan d’action.

La municipalité de Weedon donnera suite au rapport d’audit portant sur l’information relative à la gestion d’actifs en immobilisation et demandera au ministère des Affaires municipales et de l’Habitation que la direction régionale de l’Estrie l’accompagne dans l’élaboration et la réalisation d’un plan d’action.

La résolution adoptée à l’unanimité par les élus, la semaine dernière, fait suite au dépôt de l’audit rendu public le 18 février dernier par la Commission municipale du Québec. Le rapport décèle diverses lacunes et y va de six recommandations qui devront s’inclure dans un plan d’action. Dans le rapport, on mentionne que la municipalité ne gère pas « de façon optimale » toutes les informations qu’elle possède sur ses actifs notamment le réseau d’aqueduc et d’égouts ainsi que les routes, les bâtiments, les terrains, les véhicules, la machinerie. Le document indique que la municipalité n’a pas mis en place les conditions pour organiser et partager les données et l’information sur les actifs en immobilisation afin que celles-ci soient fiables et accessibles aux autres membres de l’équipe municipale ainsi qu’aux décideurs.

Toutefois, la Commission remarque « qu’une démarche est en cours à Weedon, laquelle a pour objectif de doter la municipalité d’un système de gestion de l’information afin de maximiser les opérations de voirie et de maintenir une saine gestion des actifs municipaux. Pour ce faire, le conseil municipal a mandaté une entreprise pour mettre en place un tel système. Au moment de nos travaux, l’outil était toujours en développement. » Les vérifications effectuées par la Commission se sont déroulées entre mai 2020 et janvier 2021.

Recommandations
Parmi les recommandations, on propose de regrouper les données existantes et consigner celles détenues par un ou plusieurs membres du personnel sous une forme exploitable afin de constituer la mémoire organisationnelle de la municipalité. On suggère également de déterminer les actifs critiques et ceux jugés prioritaires de la municipalité en fonction de l’évaluation de risques et du niveau de services à offrir. Définir les besoins quant aux données qui sont nécessaires pour aider à la prise de décision et à une reddition de comptes transparente, données qui incluent notamment un inventaire complet et la valeur de remplacement s’ajoute parmi les recommandations. On y retrouve également celle d’élaborer et amorcer la mise en œuvre d’une première politique de gestion d’actifs qui précise notamment la vision et les objectifs, qui définit les rôles et responsabilités et qui détermine les actions à accomplir pour améliorer la performance en la matière. On retrouve aussi la recommandation de mettre en place un mécanisme et choisir des outils appropriés pour la consignation des données relatives aux actifs, rendre celles-ci exploitables et accessibles en fonction des besoins des parties concernées. Enfin établir des procédures de collecte, de consignation et de mise à jour des données pour en assurer la fiabilité.

La vice-présidente à la vérification précise que les travaux effectués par la Commission « ne constituent pas une enquête concernant votre municipalité ni une tutelle, une administration provisoire, une médiation ou un accompagnement. Par ailleurs, nous vous invitons à vous assurer qu’un plan d’action soit élaboré pour donner suite aux recommandations. »
Se montrant rassurant auprès de sa population, le maire suppléant, Eugène Gagné, mentionne « on a été une municipalité choisie au hasard, ce n’est pas parce qu’on est mal géré. Il n’y a pas une municipalité dans la MRC qui a de plan. On est d’accord que ça en prend un, on va travailler là-dessus. » Le directeur général et trésorier par intérim, Gaétan Perron, ancien directeur général de la municipalité de Saint-Isidore-de-Clifton, qui a également effectué des remplacements au même poste pour diverses municipalités du territoire ajoute « je peux vous assurer que la municipalité de Weedon n’est pas en retard sur les autres municipalités de la MRC dans ce dossier-là. »

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